Какво е апостил? Защо апостилът е толкова важен? Кога ни е необходим? Кой и кога го изисква и кой го издава?

Малко история за произхода и значението на думата апостил

Думата „апостил“ е от френски произход. Тя идва от френския глагол „apostiller“, който произлиза от старата френска дума postille, означаваща „бележка“, и преди това от латинската дума postilla, вариант на думата postea, която означава „след това, после, по-нататък“ (Le Nouveau Petit Robert: Dictionnaire alphabétique et analogique de la langue française, Paris, 2004). Употребата на на думите „Apostille“ и „apostiller“ датира от края на XVI в. във Франция; те са включени в първото издание на Речника на на Френската академия през 1694 г., в който е дадено следното определение: „Apostille, n.: Добавка в полето на писмен документ или в долната част на в края на писмото“.

По този начин апостилът се състои от бележка в полето на документа или в края на писмото. По време на преговорите по Конвенцията терминът „апостил“ е приет поради неговата новост. „След дискусия относно терминологията [на френски език], думата Apostille е била предпочетена поради привлекателната си новост (приета е със 7 на 3 гласа, като другото предложение е било „атестация“).

Използваме апостил, когато трябва да представим публични документи в чужбина. Това може да се случи в множество ситуации, когато живеем, работим, учим или пътуваме за чужбина: напр. брак с чужденец, преместване в друга държава, кандидатстване в университет, пребиваване или гражданство в чужда държава, междудържавни процедури за осиновяване, международни бизнес сделки и процедури за чуждестранни инвестиции, съдебни производства в чужбина и др. Тези ситуации са безброй и затова всяка година се издават милиони апостили.

Апостилът или апостилирането е процес на допълнително удостоверяване на различни публични документи, за да бъдат признати и използвани в други страни.  С Хагската конвенция от 5 октомври 1961 г. се премахва изискването за изключително тромавия процес на легализация на чуждестранни публични документи. Апостилът е опростена процедура за удостоверяване на публични документи в държавата на произход, която може да се използва във всички други страни, които са страни по Хагската конвенция.

Кликнете тук, за да видите образец на апостила !

Хагската конвенция от 1961 г.

През 1961 г. на Хагската конференция по международно частно право се изготвя проект, който днес познаваме като „Хагската конвенция“ или по-точно „Хагска конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични документи“, позната още като „Договор за апостила“ или „Конвенция за апостила“.

Накратко, Хагската конвенция рационализира приемането на документите като автентични през международните граници. Удостоверението (апостилът) потвърждава, че документ, съставен в държава, която е страна по Хагската конвенция, ще бъде приет в други държави.

Преди Хагската конвенция удостоверяването на автентичността на документи през международните граници беше дълъг и досаден. Сега, когато се работи в рамките на страните-членки на Конвенцията, удостоверяването на автентичността е по-опростено от всякога.

Кога се поставя апостил?

Апостил на документи се изисква, само ако са изпълнени следните условия:

• Държавата, в която е издаден документът, е страна по Хагската конвенция
• Документът е публичен.
• Държавата, в която документът трябва да бъде представен, изисква апостил, за да го приеме като чуждестранен публичен документ.

Трябва да се отбележи, че апостилът удостоверява само произхода на публичния документ; той удостоверява автентичността на подписа/печата и качеството на лицето или органа, подписал документа. Той не удостоверява съдържанието на публичния документ.

Кой издава апостил?

Процесът на удостоверяване на автентичността е формален и се извършва на един етап чрез издаване на удостоверение за автентичност от орган, определен от държавата, в която е издаден публичният документ. Това удостоверение се нарича апостил. Обикновено апостилът се изготвя като документ на хартиен носител. Някои държави членки започнаха да издават апостил в електронна форма (e-Apostille). В самата Хагска конвенция за апостила е установен образец на удостоверение като приложение. Целта на образеца на удостоверение за апостил е да се гарантира, че апостилите, издадени от различните договарящи държави, са ясно разпознаваеми във всички други договарящи държави, като по този начин се улеснява движението на публични документи в чужбина. Поради тази причина апостилите, издавани от компетентните органи, трябва да съответстват възможно най-точно на образеца на удостоверение за апостил.

По-специално, апостилът трябва:

• да носи заглавие на френски език „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961); и
• да съдържа 10-те номерирани стандартни информационни точки:

1. Име на държавата, издала документа;

2. Име на лицето, подписало документа;

3. Качеството, което изпълнява лицето, подписало документа; при документи без подпис – името на органа, който е поставил печат или щемпел;

4. Място на удостоверяването с апостил;

5. Дата на заверката;

6. Издаващ орган;

7. Номер на заверката;

8. Дата на заверката;

9. Печат/щемпел на издаващия орган;

10. Подпис на издаващия орган.

В България апостилът се издава от четири компетентни институции. Компетентният орган в България, който удостоверява автентичността на образователните документи е НАЦИД (Информационен център за информация и документация). Апостилът на съдебните документи се поставя от Министерството на правосъдието, а на всички общински документи – съответната Областна управа. В Областната администрация на област София се заверяват с апостил всички общински документи независимо къде са издадени. Документите, издадени от Агенцията по вписванията се заверяват с апостил в Министерство на външните работи.

Откъде се издава апостилът в чужбина?

В различните държави той се издава от различни институции. За ваше улеснение тук предлагаме подробен списък с адресите и координатите на тези институции във всички държави, които са страни по Хагската конвенция.

Каква е функцията на апостила?

1. Той удостоверява единствено произхода на публичния документ

2. Не удостоверява съдържанието на публичния документ.

3. Не удостоверява дали са изпълнени всички изисквания на местното законодателство за надлежното издаване на публичния документ.

4. Той не е гаранция за приемане и допустимост на публичния документ.

5. Няма срок на валидност.

Но ако не откриете своята държава, или ако имате въпроси относно издаването и снабдяването на документа с апостил, свържете се с нас!

Върху кои документи се поставя апостил?

В Конвенцията за апостила се изброяват следните четири категории документи, които се считат за „публични документи“:

• Документи, издадени от орган или длъжностно лице, свързано със съд или трибунал, включително такива, издадени от прокурор, съдебен служител или процесуален служител.
• Административни документи;
• Нотариални актове;
• Официални удостоверения, подписани от лица в частното им качество, като например официални удостоверения, които отбелязват регистрацията на даден документ или факта, че той е съществувал на определена дата, официални и нотариални заверки на подписи.

Най-общо казано, публичните документи са документи, които включват, но не се ограничават до:

Образователни документи: Удостоверения за завършено училище, дипломи, академични справки, студентски уверения и др., издадени от учебните институции в България.

Юридически документи: нотариално заверени пълномощни, декларации, удостоверения за актуално състояние, съдебни решения и всички други нотариално заверени документи или документи, издадени от съда.

Общински документи: Едни от най-често срещаните документи за легализация са личните документи – акт за раждане, удостоверение за настоящ/постоянен адрес, удостоверение за семейно положение, акт за брак, удостоверение за наследници и др.

Кога документите с апостил няма да бъдат признати?

• Когато документите с апостил се представят в държави, които не са членки на Конвенцията.
• Апостилът не се използва за признаване на документ в страната, в която е издаден – апостилите са предназначени единствено за използване на публични документи в чужбина.
• „Удостоверенията с апостил“, издадени от държави, които не са страни по Конвенцията, трябва да бъдат отхвърлени във всички останали държави като противоречащи на Конвенцията.
• Форматът се различава коренно от образеца на удостоверението, както е предвидено в Конвенцията.

На какво да обърнете внимание, когато ви изискват апостил

При толкова много различни фактори, свързани с апостила, процесът несъмнено може да се окаже доста объркващ, а информацията недостатъчна. Ето някои полезни съвети за това откъде да започнете:

• Държава на местоназначението – Къде отива вашият документ? Първата ви стъпка е да разберете дали тази държава е страна по Хагската конвенция. Ако е така, трябва само да се сдобиете с апостил.
• Дали апостилът е задължителен в тази държава. Ако вашият документ е издаден в държава, с която България има сключен двустранен договор за правна помощ, той се признава в тази държава без апостил. Но той трябва да бъде в оригинал и да носи щемпела на оторизираното в договора ведомство.

Списък на държавите, с които България има подписани двустранни договори за правна помощ:

АВСТРИЯ, АЛЖИР, АЗЕРБАЙДЖАН, АРМЕНИЯ

БЕЛАРУС

ВИЕТНАМ

ГРУЗИЯ, ГЪРЦИЯ

ИТАЛИЯ

ЙЕМЕН

КИПЪР, КНДР, КУБА, КУВЕЙТ

ЛИБИЯ

СЕВЕРНА МАКЕДОНИЯ, МОНГОЛИЯ

ПОЛША

РУМЪНИЯ, РУСКА ФЕДЕРАЦИЯ

СИРИЙСКА АРАБСКА РЕПУБЛИКА

СЪРБИЯ (ДОГОВОРЪТ С БИВША ФНР ЮГОСЛАВИЯ СЕ ПРИЛАГА И ЗА ДЪРЖАВИТЕ БОСНА И ХЕРЦЕГОВИНА, СЛОВЕНИЯ И ХЪРВАТСКА)

УЗБЕКИСТАН, УКРАЙНА, УНГАРИЯ

ФРАНЦИЯ

ЧЕХИЯ (ПРАВОПРИЕМНИК ПО ДОГОВОРА Е И СЛОВАКИЯ) Ако не откривате своята държава, свържете се с нас за информация.

Вид на документа. Понякога нещата стават още по-объркващи, процесът и необходимите изисквания могат да варират в зависимост от вида на документа, който имате. Всички документи, върху които се поставя апостил, трябва да бъдат заверени от съответната институция с правоъгълен печат. Без този правоъгълен печат, апостил не може да се постави

Нашият съвет към вас: Когато отидете в Общината, за да си извадите дубликат на акт за раждане или който и да било друг общински документ, задължително кажете на служителите, че документът ви трябва за чужбина, за да ви поставят този правоъгълен печат! Ако имате нужда от съдействие, обадете ни се, за да ви помогнем!

В крайна сметка всяка ситуация е различна. Дайте си време, за да определите подходящите стъпки и изисквания.

Къде да откриете услуги с апостил

Обърнете се към преводаческа агенция. Ние от преводаческа агенция ЛИНГВА СТАР ще организираме целия процес по издаване на апостила и ще ви посъветваме какво да направите, за да нямате проблеми в съответната държава.

Не забравяйте, че апостилът се издава единствено и само в държавата на произход на съответния документ. Апостилът не се издава от посолството на съответната държава. Ако вие сте в чужбина и не сте си взели апостил за документ, за който се изисква такъв, единственият вариант е да върнете документа обратно в България.

Злоупотреба с апостил

За съжаление живеем във време, в което измамите са нещо обичайно. Всички сме чували за фалшиви документи за самоличност, нали? Е, има и незаконни фалшиви апостилни удостоверения и печати. Поради факта, че апостилът не удостоверява съдържанието на документа, тези фалшиви удостоверения имат способността да направят фалшивите документи да изглеждат официални.

Освен това, почти петдесет години след създаването на Хагската конвенция, Хагската конференция предложи изменение. През февруари 2009 г. Конвенцията променя официалната формулировка на апостила. Сега в повечето документи с апостил се посочва, че „този апостил удостоверява само подписа, качеството на подписващия и печата или щемпела, който носи. Той не удостоверява съдържанието на документа, за който е издадено.“

Апостил: В заключение

Всичко, което изисква прехвърляне и приемане на документ в чужбина, ще изисква или удостоверяване с апостил, или поредица от заверки. Този процес е изключително тромав, изисква време и доста търпение, а понякога информацията в публичното пространство не е достатъчна и това създава предпоставки за риск и съмнение за това какво ще се случи на практика, когато отидете в чужбина, където се налага да представите въпросния документ.

Затова сме ние от преводаческа агенция ЛИНГВА СТАР.

Нашите телефони винаги са на ваше разположение за безплатна и адекватна консултация. Знаем какво да направим, за да ви свършим работа, защото работим вече повече от 20 години – апостилът в България е от 2001 година.

Не се лутайте какво да правите, просто ни се обадете!